Accounting mit JANE
JANE ist eine BI-Plattform mit Stärken bei der Verarbeitung von Log-Files auf dem Mainframe. Im Laufe der Zeit hat sie sich aber auch stark in Richtung verursachungsgerechter Verrechnung von Kosten entwickelt.
Im Rahmen des Migrationsprojektes bei einem Kunden sollte eine bestehende Verrechnungslogik für die Nutzung zentraler Services nach JANE portiert werden.
Hauptgrund für die Portierung der Lösung war der Wunsch nach mehr Stabilität und vor allen Dingen Automatisierung im Produktionsprozess der Daten, die für die Rechnungsstellung an die Kunden verwendet wird.
Ablauf vor der Portierung
Die Quelldaten stammen aus verschiedenen Vorsystemem (CommVault, ServiceNow sowie weitere hausinterne Quellen) und wurden manuell extrahiert und per Email an das Accountingsystem gesandt, integriert und anschließend verarbeitet. Das Resultat des Verarbeitungslaufes wurde anschließend zur Sicherstellung der Qualität wieder an die zuständige Fachabteilung geschickt und nach abschließender Sichtung zur Verrechnung an das zentrale SAP-System des Kunden weitergeleitet.
Die Nachteile des Altverfahrens waren neben der notwendigen zeitlichen Abstimmung des Ablaufes bedingt durch die verschiedenen beteiligten Abteilungen insbesondere Medienbrüche und inkonsistente Dateiformate. Im Laufe der Zeit wechselten zudem die handelnden Personen, so dass auch Prozess-Knowhow wegfiel.
Lösungsansatz
Oberste Priorität bei der Stabilisierung des neuen Ablaufes kam der automatisierten Verarbeitung der Quellsysteme zu. Hier standen vor allem ServiceNow als zentraler Lieferant von Stammdaten sowie CommVault für die Bewegungsdaten im Fokus.
Die benötigten Stammdaten aus ServiceNow werden über JANEs Rest-API-Connector periodisch extrahiert, historisiert und in der JANE-eigenen Datenbank relational gespeichert.
In CommVault werden die benötigten Daten bereits relational persistiert, so dass hier per JDBC zugegriffen werden kann.
Toolgestützter Self-Service
Zur Steuerung der Verarbeitung wurde dem Kunden eine Applikation zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe er die Verarbeitung steuern, kontrollieren und die abschließende Verrechnung im hausinternen Buchungssystem initiieren kann.
Das GUI ist eine Webanwendung, die einzelnen Funktionen werden über ein Gruppenkonzept gesteuert, das auf dem Active-Directory des Kunden aufbaut.
Ergebnis
Unter dem Strich wurden folgende Benefits erreicht:
- Deutlich Reduzierung der Prozesslaufzeit
- Eliminierung manueller Tätigkeiten wie der Email-Versand
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Reduzierung des personellen Aufwandes
Ausblick
Das Projekt bietet trotz guter Ergebnisse weiteres Verbesserungspotential. Beispielsweise könnten die Ergebnisse mittels geeigneter Schwellwerte überwacht werden und eine manuelle Kontrolle in vielen Fällen überflüssig machen. Hierzu ist aber eine quantitative und qualitative Bewertung des Outputs erforderlich, um geeignete Schwellwerte definieren zu können.